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包括:活动清单、每周计划或每月计划列明的任务;前一日未完成的转移任务;新下达的日常工作;需要应对的约会;周期性重复的任务。
第二步:估计需要的工作时间。
在每个任务后面记下估计需要的完成时间,通过累计算出估计的总时间。
当然刚开始要准确估计任务需要多长时间很难办到,但经过多次实践后,你可以把一个经验值作为时间规划依据。
第三步:保留弹性机动性时间(60/40规划)。
把时间规划作为每日规划的基本规则。
安排工作任务的时间不要超过60%,要留出40%的机动时间来处理不期而至的事情。
对于一个8小时的工作日而言,可规划的时间约为5小时。
第四步:决定优先、删减和委派。
确立每件任务的优先次序(用ABC标出);删减一些不必要浪费的时间;委派指的是将工作委派给别人。
第五步:事后检查——将未完成的任务转移。
按照经验,你不可能在一日之内完成所有想做的事情。
因此,这些未能做完的事情就要推移到第二天。
时间规划只是第一步,最为重要的还是时间管理,要在同样的时间内争取最大的收获,比如参加商业活动,不同人的收获往往不同。
有人只是按程序参加活动本身,活动结束后就算完成了任务;而效率意识较强的人则会在活动期间充分结交朋友、洞察商机,有意识地变相推销自己,在活动结束后,及时整理会议期间的有关资料,并进一步分析、推理,甚至有时还能得出至关重要的情报性结论。
做好时间管理有十大要点,下面我们简单地介绍一下:
(1)设立明确的目标
时间管理的目的是让你在最短时间内实现更多你想要实现的目标。
你必须把本年度4到10个目标写出来,找出一个核心目标,并依次排列重要性,然后依照你的目标设定一些详细的计划,你的关键就是依照计划进行。
(2)列一张总清单
把今年所要做的主要事情都列出来,并进行目标切割。
①年度目标切割成季度目标,列出清单,每一季度要做哪一些事情。
②季度目标切割成每月目标,并在每月初重新再列一遍,碰到有突发事件而更改目标的情形便及时调整过来。
③每一个星期天,把下周要完成的每件事都列出来。
④每天晚上把第二天要做的事情列出来。
(3)20/80定律
用你80%的时间来做20%的最重要的事情,因此你一定要了解,对你来说,哪些事情是最重要的,是最有生产力的。
谈到时间管理,有所谓紧急的事情、重要的事情,然而到底应做哪些事情?
当然第一个要做的一定是紧急又重要的事情,通常这些都是一些突发困扰,一些迫不及待要解决的问题。
当你天天处理这些事情时,表示你时间管理并不理想。
成功者花最多时间在做最重要、可是不紧急的事情,那都是所谓的高生产力代表,然而一般人都是做紧急但不重要的事。
你必须学会如何把重要的事情变得很紧急,这时你就会立刻开始做高生产力的事情了。
(4)每天至少要有半小时到1小时的不被干扰时间
假如你每天能有一个小时完全不受任何人干扰,自己关在自己的房间里面,思考一些事情,或是做一些你认为最重要的事情。
这一个小时可以抵过你一天的工作效率,甚至有时候这一小时比你三天工作的效率还要高。
(5)要和你的价值观相吻合,不可以互相矛盾
你一定要确立你个人的价值观,假如价值观不明确,你就很难知道什么对你最重要,当你价值观不明确时,时间就很难分配好。
时间管理的重点不在如何管理时间,而在于如何分配时间。
你永远没有时间做每件事,但你永远有时间去做对你来说最重要的事。
(6)每一分每一秒做最有效的事情
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